Assistant Administratif Direction des Equipements Sportifs H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

La direction des équipements sportifs gère 5 équipements aquatiques et 1 golf de 9 trous dont la gestion vient de passer en DSP.
Son budget est de plus de 3 M€ pour environ 50 ETP (golf y compris)
Avec l'appui des clubs sportifs et des communes, la CAPI souhaite développer un projet sportif articulé autour de la sensibilisation et de l'éducation à la pratique sportive pour tous, du soutien aux clubs et du développement de manifestations permettant d'asseoir l'attractivité et le rayonnement du territoire.
A ce titre, la CAPI vient d'engager une réflexion globale visant à doter son territoire d'équipements nautiques attractifs, adaptés a ux besoins des usagers et performants dans leur exploitation. Cette démarche intègre une réorganisation complète du fonctionnement des équipements autour de 3 objectifs majeurs : Fédérer les équipes et favoriser le développement d'activités adaptées et complémentaires à celles proposées par les associations sportives ; Développer l'offre d'activités dans une démarche de design de service ; Et sécuriser le fonctionnement des équipements.

Ainsi, rattaché(e) à la Responsable administrative et Financière, vous serez chargé(e) de l'assister dans la gestion administrative et financière des dossiers.

Dans ce cadre, vos activités seront :

* Effectuer le traitement de la facturation différée

* Saisir un récapitulatif de l'ensemble des fiches de présence des différentes piscines
* Envoyer pour vérification de l'exactitude des présences à l'ensemble des utilisateurs à facturer pour vérification
* Etablir des factures
* en lien avec la RAF : alimenter et suivre le tableau des factures traitées

* Être en support administratif auprès de la Direction

* Rédaction de courriers
* Rédaction des comptes rendus de réunions
* Organisation des réunions
* Assurer le standard téléphonique
* Gérer l'agenda du Directeur

* Être Sous régisseur de la piscine Bellevue, piscine de la régie Ouest
* Vérifier plusieurs fois/semaine de l'exactitude des caisses avec les états de caisse et les recettes déposées dans le coffre
* Être Suppléant des régies EST et Ouest des piscines
* Remplacer le ou les régisseurs en cas d'absence et de fournir toutes les pièces justificatives
* Être Référent de l'outil mailings Sarbacane

* Assurer la formation des collègues
* Effectuer le suivi de l'utilisation de l'outil par les collègues

En cas de nécessité de service, effectuer des remplacements en caisse de 1er niveau et pallier aux pauses des collègues hôtesses quand nécessaire

Savoir et Savoir-Faire :
* Connaissances du fonctionnement des collectivités locales
* Connaissance des finances publiques
* Maîtriser les techniques de secrétariat
* Maîtriser les écrits professionnels : courriers administratifs, notes, comptes-rendus
* Maîtriser les logiciels bureautiques courants et le logiciel de caisse ELISATH
* Maîtriser l'outil mailings Sarbacane
* Maîtriser des outils bureautiques Word, Excel, powerpoint

Savoir être :
* Sens de l'organisation
* Sens relationnel
* Capacité d'analyse et de synthèse
* Rigueur de gestion

• Sens du relationnel
• Logiciels de caisse et d'encaissement
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Word
• PowerPoint
• Facturation
• Traitement du courrier
• Esprit d'analyse
• Permanence téléphonique
• Rédaction de courriers
• Sens de l’organisation